ویژگی های فنی :
- طراحي شده براساس سيستمهاي عامل Windows
- معماري Client/Server با پروتكل ارتباطي TCP/IP
- استفاده از زبان برنامهنويسيDelphi2007 . (نسخه Client/Server)
- استفاده از زبان برنامه نويسي ASP.Net (نسخه Web)
- قابليت استفاده از بانكهاي اطلاعاتي 2005,2008 Microsoft® SQL Server
- استفاده از تكنولوژي XML براي ذخيره اطلاعات
- داراي رابط كاربر چند زبانه (فارسي، انگليسي،آلماني ، تركي و دري) با امكان افزايش زبان هاي جديد
- بهره گيري از موتور گردش كار اتوماتيك
- طراحي سيستم با رويكرد BPM (مديريت فرايندهاي كاري)
مديريت سیستم و كاربران:
- استفاده از تمام قابليت هاي برنامه از راه دور و از طريق Web
- طراحي انواع فرم هاي ورود اطلاعات فارسي و لاتين (Form Generator)
- ارتباط بين فيلدهاي اطلاعاتي فايلر و جداول ساير نرم افزارهاي سازماني
- تعريف انواع گروه هاي اسناد و بانك هاي اطلاعاتي با فرمهاي مشترك يا اختصاصي (DatabaseGenerator)
- طراحي و نگهداري انواع الگوهاي Word جهت تهيه قالب هاي چاپی
- تعريف كاربران بر اساس سطوح مديريتي سازمان با رمز اختصاصي
- تعريف چارت سازماني، پستها، واحدها، ... و تخصيص كاربران به هريك از پست هاي سازماني
- (SDK (Software Developer Kit اختصاصي براي برقراري ارتباط و انتقال دادهها با ساير سيستمهاي سازمان
- ارتباط با ساير سيستمهاي اتوماسيون اداري و تبادل اطلاعات بين آنها (با رعايت استاندارد ECE)
- ارتباط و انتقال اطلاعات بين نسخههاي مختلف برنامه از داخل سيستم
- دريافت مستقيم اطلاعات از فايلهاي DBF, MDB, DB و انتقال به گروه هاي اسناد در سيستم
- كنترل حجم و محل نگهداري ضمايم سند در داخل و يا خارج از بانك اطلاعاتي
- ارتباط مستقيم با Fax و E-Mail از داخل سيستم
- استفاده از قوانين تعريف رمز عبور (Password Complexity)
- كنترل دسترسي كاربران به سيستم از طريق Web و يا Client\Server
- اعطاي محدوده دسترسي به اسناد طبقهبندي شده (در پنج سطح محرمانگي)
- تعريف جانشين براي هر كاربر (با حفظ سطوح دسترسي كاربر و يا اعطاي مجوز)
- امكان تعريف قرارهاي ملاقات جلسات و كارهاي روزانه در سيستم، همراه با انتخاب روش پيغام دهي به كاربر
- ارسال پيام كوتاه از بخش هاي مختلف سيستم
- امكان تهيه نسخه پشتيبان از داخل برنامه و يا به صورت اتوماتيك
- فراخواني راهنماي برنامه در هر بخش از سيستم
مديريت اسناد و آرشیو اطلاعات:
- ايجاد بانكهاي اطلاعاتي و گروههاي اسناد براي نگهداري و طبقه بندي موضوعي انواع اطلاعات و اسناد
- توسط كاربر مجاز (نامهها، نقشهها، اسناد پرسنلي و...)
- ايجاد بانك هاي مختلف كلمات مترادف جهت سهولت در جستجو
- تعريف پيش كد گروه هاي اسنادي و روش شمارهگذاري اسناد مربوطه
- ورود اطلاعات به صورت فارسي و لاتين
- ثبت، اصلاح، حذف، نمايش و چاپ هر سند
- اعلام اخطار در صورت ثبت تكراري يك سند
- طبقهبندي اسناد بصورت عادي، محرمانه، خيلي محرمانه، سري، بكلي سري
- تصوير برداري از ضمائم سند همزمان با ثبت سند
- خارج نمودن و نگهداري اجزا سند به صورت رمز شده در محل دلخواه
- تغيير جزء سند و نگهداري نسخههاي تغيير يافته (Version Control)
- ايجاد فايل با فرمت هاي مختلف به عنوان جزئي از سند وامكان جستجو در متن فايلهاي Doc
- دريافت و ضميمه نمودن انواع فايل به سند از مسيرهاي دلخواه بدون انتقال فايل به داخل سيستم
- مشاهده كليه تصاوير ضميمه سند در يك صفحه به شكل موزائيك
- مشاهده ضمائم سند از طريق نمايشگر برنامه و يا برنامههاي مرتبط (تصوير، متن، فيلم، صدا)
- امكان Check in / Check out يك سند توسط كاربر براي جلوگيري از تغيير سند در زمان خاص
- رمزگذاري بر روي اسناد به هنگام ذخيره يا انتقال اطلاعات توسط كاربر
- ايجاد زنجيره بين اسناد مختلف و امكان مشاهده ارتباط اسناد به شكل گرافيكي
- پشتيباني از انواع نرم افزارهاي OCR
دبيرخانه و گردش مكاتبات :
- تعريف انواع دبير خانه هاي مستقل و وابسته با قالب هاي شماره گذاري متنوع (متمركز، نيمه متمركز و غير متمركز)
- گردش نامهها ، اسناد و فرم هاي ايجاد شده در سازمان و پيگيري مراحل انجام كار
- ثبت ارجاع و پاراف به شكل متن، صوت، فيلم و يا با استفاده از قلم نوري بر روي تصوير ضميمه سند
- طبقه بندي ارجاعات (عادي، محرمانه، خيلي محرمانه، سري، بكلي سري)
- تنظيم برنامه زمانبندي جهت اعلام ارجاع، يادآوري و پيگيري همراه با فايل صوتي
- ارجاع هم زمان يك يا چند سند به چندين كاربر جهت اقدام با تعيين ارجحيت ارجاع (عادي, فوري, آني)
- ارجاع هم زمان يك سند به چندين نفر با دستور هاي مختلف
- ارجاع سند جهت پيگيري ويا اقدام تعيين مهلت زماني براي كاربران با مشخص كردن پارامترهاي پيگيري
- ارسال سند براي كاربران به شكل رونوشت و رونوشت مخفي و نگهداري سوابق رونوشتها
- كنترل وضعيت نامه بصورت Online
- نمايش گرافيكي مسير گردش سند و اقدامات انجام شده بر روي آن
- وجود كارتابل هاي جاري و پيگيري جهت انجام كارهاي روزمره كاربران
- ايجاد كارتابلهاي مختلف به صورت درختي به هر تعداد از انواع بايگاني و يادآوري توسط هر كاربر
- ارسال پيام براي كاربران با امكان ضميمه انواع فايل (تصوير، صدا، فيلم و...)
- تهيه پيش نويس نامه صادره و اصلاح مكرر آن تا مرحله صدور نامه نهايي
- تاييد نهايي سند و نامه توسط كاربر مجاز
- فراخواني اطلاعات انتخابي سند و درج آنها در الگوهاي طراحي شده Word
- فراخواني تصوير امضای كاربر امضا كننده و درج آن در محل انتخابي در الگوهاي طراحي شده Word
- امكان درج امضا با استفاده از قلم هاي نوري و تبديل فايل Word به PDF (امضاي الكترونيكي)
مديريت گردش کار فایلرپلاس:
مديريت گردش كار (WorkFlow) توليد و تبادل اسناد سازمان بر اساس الگوي بهينه شده فعاليت ها مي باشد.
اصطلاح مديريت گردش كار (WorkFlow) اولين بار در اوايل دهه ٨٠ ميلادي توسط مدير عامل شركت Filenet پيشرو سيستم هاي مديريت اسناد و محتوا ، مطرح گرديد.
در پياده سازی گردش کار مکانيزه در سازمان، فرآيندهاي كاري (Business Processes) سازمان شناسايی، اصلاح، طراحي و پياده سازی مي شوند. اين فرآيندها با در نظر گرفتن منابع انساني, نقش ها، پست هاي سازماني و اطلاعات موجود در سازمان جهت نيل به اهداف کاری آن سازمان مكانيزه مي شوند.
فرايندهاي گردش كاري ارتباط بسيار نزديكي با ساير مفاهيم تشكيل دهنده ساختار سازماني از قبيل عملكرد, تيمهاي كاري, پروژه ها, سياست ها و سلسله مراتب سازماني دارند.
هدف عمده و اصلي نرم افزارهاي گردش كار، ارایه راهكار ساده، خودکار و از پيش تعيين شده جهت انجام فعاليت هاي پيچيده و تكراري درون سازماني مي باشد.
ویژگی های اصلی
موتور گردش كار و اجراي فرآيندهاي سازماني فايلر ابزاري مناسب جهت مكانيزه نمودن فرايندهاي الگوپذير و قابل تعريف سازماني مي باشد.
كاربرد اين سيستم، هوشمند ساختن فرآيندها, کاهش يا جلوگيري از خطاي انساني درجريان اجراي فرآيند, بالابردن سرعت انجام فرآيندها و ايجاد سابقه و آمار قابل بررسی از انجام کارهای مختلف مي باشد.
موتور گردش كار فايلر از طريق بهبود، يكپارچه سازي، هماهنگي وپيوستگي فرآيندهاي سازماني منجر به افزايش قابل ملاحظه اي در بهره وري و بازدهي سازمان مي شود.
- مدل سازی : فرايندهاي كاري مي توانند توسط برنامه هایي با واسط كاربر گرافيكي مدل سازي و تجزيه و تحليل شوند. مدل سازی فرآيندهای کاری نه تنها باعث شناسایی نواقص موجود در پروسه هاي کاری مي شود، بلکه به عنوان مستندی از رويه هاي کاری سيستم قابل ارجاع مي باشد
- مقياس پذيري : بسياري از مفاهيم ارزشيابي و مقياس پذيري مانند ورودي_خروجي و زمان انجام عمليات در سيستم هاي گردش كار قابل بررسی، اندازه گيري و اصلاح هستند
- ابزار طراحي گردش كار : اين برنامه كاربردي بر اساس تكنولوژي جاوا(java) جهت طراحي گرافيكي فرآيند هاي كاري جديد و يا اصلاح فرايندهاي موجود و نگهداري آنها در بانک اطلاعاتی سيستم آماده شده است. طراحي فرآيند هاي پيچيده سازمان با استفاده از عناصر گرافيكي JPDL انجام ميشود.
ساختار ابزار طراحي گردش كار بر اساس JBOSS و JBPM مي باشد. بدين ترتيب سيستم مديريت گردش كار فايلر از اكثر الگوهای قابل تعريف در استانداردهاي WFMC، XPDL، BPML ebXML، BPEL4WS، XLANG، WSCI پشتيباني مي نمايد.
با استفاده از اين ابزار مي توان به قابليت هاي زير دسترسي پيدا كرد:
- انتخاب فرم هاي پوياي توليد شده موجود در بانك اطلاعاتي جهت استفاده در سيستم مديريت گردش كار
- اختصاص وظيفه خاص به هر يك از عناصر عملياتي در فرآيند بر اساس سمت و پست سازماني
- اختصاص وظايف موازي با استفاده از امكانات انشعاب(Fork) و تجميع(Join)
- اخذ تصميم گيري هاي منطقي قبل از ارجاع كار به هر يك از عناصر عملياتي بر اساس كليه فيلدهاي فرم
- مشخص نمودن فيلدهاي اوليه در يك فرم خاص جهت انتقال سند به جريان فرآيند كاري
- تعيين سطوح دسترسي براي هر يك از عناصر عملياتي بر اساس هر يك از فيلدهاي سند
- بارگذاري فرآيند كاري جديد با نگارش ١.٠ در داخل بانك اطلاعاتي و تغيير شماره نگارش فرايند با هر بار اصلاح فرايند
- امكان لغو ادامه گردش كار بر اساس مجوزهاي تعيين شده به ازاي هر يك از عناصر عملياتي
- امكان تعيين مهلت اقدام
- کنترل اتوماتيک نگارش نسخه های تغيير کرده هر فرآيند(Version Control)