با بكارگيري سيستم گردش مكاتبات و اتوماسيون اداري فايلر، مفاهيم قديمي رايج در رابطه با اسناد و گردش آنها در سازمانها نيز متحول مي گردند. بايگاني يكي از اين موارد است كه با ورود سيستم مكانيزه فايلر با تعريف و كاربري جديدي بكار گرفته مي شود. از جمله امكانات جديد بايگاني در فايلر مي توان به موارد زير اشاره نمود:
- امكانات وسيع در خصوص طراحي فرمهاي دلخواه جهت گروههاي مختلف اسناد
- امكان بايگاني اسناد در قالبهاي مختلف نظير سند، فيلم،عكس،نقشه و انواع فايلهاي كامپيوتري بدون هيچگونه محدوديتي در تعداد و حجم
- پياده سازي ساختار درختي لازم جهت ايجاد پيوستگي و انضمام اسناد و زيراسناد به يكديگر
- سطوح دسترسي متنوع جهت حصول امنيت بالا در دسترسي به اسناد
- بكارگيري امكانات گردش اتوماتيك اسناد فايلر (Workflow) در چرخه ورود، طبقه بندي و بازيابي اطلاعات در بايگاني جهت تامين سرعت و دقت عمليات بايگاني
- بكارگيري گزارش ساز فايلر جهت تهيه گزارشات و آمارهاي مورد نياز از پارامتر هاي مختلف اسناد ذخيره شده
- ارتباط كامل و سريع بايگاني بدون محدوديت در حجم بالاي اطلاعات با سيستم اتوماسيون اداري فايلر و يا سيستم هاي اتوماسيون اداري ديگر
- تهيه نسخه پشتيبان بصورت خودكار مطابق زمانبندي دلخواه
- امكان دسترسي مستقيم به اسناد بايگاني شده از راه دور با امكانات web با سطوح دسترسي تعريف شده در سيستم
- امكان تعريف طول عمر مشخص براي اسناد