مديريت اسناد و اتوماسيون اداري به منزله مديريت توليد، توزيع و مصرف اطلاعات سازماني مستلزم توفيق در برقراري ارتباط موثر بين واحد ها و ايجاد فرآيند هاي مناسب گردش اطلاعات، مديريت بهينه زمان و نگهداري و گردش حجم بالاي اسناد مي باشد.
پيش از ورود تكنولوژي اطلاعات (IT) به عرصه هاي اداري، مشكلات متعددي در مديريت اسناد در سازمانها وجود داشت كه مواردي از آن عبارتند از:
- نظارت محدود بر نظام گردش اسناد در سازمان و عملكرد افراد
- گزارشات ناقص از مراودات اسناد در سازمان
- تمركز كار در محل ادارات و عدم دسترسي از خارج
- محدوديت و كندي ابزارهاي ارتباطي نظير فكس و مراسلات دستي
شركت مهندسي ايران رايانه در دو دهه قبل با هدف رفع مشكلات فوق و بكارگيري امكانات جديد مبتني بر آخرين تكنولوژي هاي روز، اقدام به طراحي و پياده سازي سيستم يكپارچه گردش اسناد و اتوماسيون اداري فايلر نمود.
خانواده فايلر در طي اين سالها، با استفاده از تجارب كار در سازمانهاي متنوع از يك نرم افزار اداري به يك راه حل جامع اتوماسيون اداري تحول يافته است. در حال حاضر فايلر در سازمانها به منزله يك مفهوم سازماني تلقي مي گردد، بطوريكه ضمن رفع مشكلات فوق الذكر، مزاياي بيشماري را به چرخه كار سازماني ارائه مي نمايد. از جمله:
- دسترسي به تمام اطلاعات و كارتابل هاي مورد نياز و اجراي فرآيند هاي كاري بهينه
- صرفه جويي در فضاي بايگاني بدون محدوديت در حجم و مدت نگهداري در كنار امنيت و سرعت بالا در دسترسي به اسناد
- كاهش هزينه هاي اداري نظير ملزومات، پرسنل و هزينه هاي سربار
- دسترسي آسان و مطمئن به اسناد در هر زمان و مكان با توجه به امكانات web و اجراي فرآيند هاي كاري بدون نياز به حضور در سازمان به معني اجراي دوركاري (Teleworking).
- گردش خودكار كار در سازمان و افزايش ضريب دقت انجام امور (Workflow).
از آنجايي كه ورود فايلر به سازمانها به منزله تحولي در سيستم اداري محسوب مي گردد، لذا شركت مهندسي ايران رايانه با هدف به حداقل رساندن موانع معمول در پياده سازي يك سيستم اتوماسيون اداري، موارد زير را مد نظر داشته است:
- دقت در طراحي واسط هاي كاربري (User Interface) ، جهت كاهش خطاهاي انساني و جذب و بكارگيري حداكثر امكانات سيستم توسط كاربران
- توجه به تعاملات درون سازماني و فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح آگاهي كاربران
- تدوين و ارائه دوره ها و منابع آموزشي به كاربران با هدف ارتقاء سطح كاربري