توليد و تبادل اسناد سازمان بر اساس الگوي بهينه شده فعاليتهامي باشد.
اصطلاح workflow اولين بار در اوايل دهه 80 ميلادي توسط مدير عامل شركت Filenet پيشرو سيستمهاي مديريت اسناد و محتوا ، مطرح گرديد.
در پياده سازي گردش کار مکانيزه در سازمان، فرآيندهاي كاري (Business Processes) سازمان شناسايي، اصلاح، طراحي و پياده سازي مي شوند.
اين فرآيندها با در نظر گرفتن منابع انسانيٌُ, نقشها، پست هاي سازماني و اطلاعات موجود در سازمان جهت نيل به اهداف کاري آن سازمان مكانيزه ميشوند.
فرايندهاي گردش كاري ارتباط بسيار نزديكي با ساير مفاهيم تشكيل دهنده ساختار سازماني از قبيل عملكرد, تيمهاي كاري, پروژه ها, سياستها و سلسله مراتب سازماني دارند.
هدف عمده و اصلي نرم افزار هاي گردش كار، ارائه راهكار ساده، خودکار و از پيش تعيين شده جهت انجام فعاليتهاي پيچيده و تكراري درون سازماني مي باشد.
ويژگي ها و قابليتها:
-
مدل سازي
فرايندهاي كاري مي توانند توسط برنامه هائي با واسط كاربر گرافيكي مدل سازي و تجزيه و تحليل شوند. مدل سازي فرآيندهاي کاري نه تنها باعث شناسائي نواقص موجود در پروسه هاي کاري مي شود، بلکه به عنوان مستندي از رويه هاي کاري سيستم قابل ارجاع مي باشد.
- مقياس پذيري
بسياري از مفاهيم ارزشيابي و مقياس پذيري مانند ورودي_خروجي و زمان انجام عمليات در سيستم هاي گردش كار قابل بررسي، اندازه گيري و اصلاح هستند.
- مفهوم كاربردي
گردش كار به صورت خاص در فن آوري اطلاعات , مديريت اسناد كاربرد دارد.
- اثر متقابل انسان و رايانه
با كمك گرفتن از فنآوري هاي پيشرفته، اكنون گردش كارهائي كه تنها با منابع انساني قابل انجام بود، بصورت مكانيزه راه اندازي شده و اجرا مي شود. تطابق رفتار انساني و فرآيند گردش كار تنها با تكنيكهاي مدرن مديريت قابل انجام ميباشد.
مديريت گردش كار فايلر:
موتور گردش كار و اجراي فرآيندهاي سازماني فايلر ابزاري مناسب جهت مكانيزه نمودن فرايندهاي الگوپذير و قابل تعريف سازماني ميباشد.
كاربرد اين سيستم هوشمند ساختن فرآيند, کاهش يا جلوگيري از خطاي انساني درجريان اجراي فرآيند, بالابردن سرعت انجام فرآيندها و ايجاد سابقه و آمار قابل بررسي از انجام کارهاي مختلف ميباشد.
موتور گردش كار فايلر از طريق بهبود، يكپارچه سازي، هماهنگي وپيوستگي فرآيندهاي سازماني منجر به افزايش قابل ملاحظه اي در بهره وري و بازدهي سازمان ميشود.
مديريت گردش كار فايلر در يك نگاه:
آنچه كه توسط موتور گردش كار فايلر قابل انجام مي باشد به طور كلي در شكل زير نمايش داده شده است:
ابزار طراحي گردش كار
اين برنامه كاربردي بر اساس تكنولوژي جاوا(java) جهت طراحي گرافيكي فرآيند هاي كاري جديد و يا اصلاح فرايندهاي موجود و نگهداري آنها در بانک اطلاعاتي سيستم آماده شده است. طراحي فرآيند هاي پيچيده سازمان با استفاده از عناصر گرافيكي JPDL انجام ميشود.
ساختار ابزار طراحي گردش كار بر اساس JBOSS و JBPM مي باشد. بدين ترتيب سيستم مديريت گردش كار فايلر از اكثر الگوهاي قابل تعريف در استانداردهاي WfMC's XPDL, BPML ebXML, BPEL4WS, XLANG, WSCI پشتيباني مي نمايد.
با استفاده از اين ابزار ميتوان به قابليت هاي زير دسترسي پيدا كرد:
- مدل سازيانتخاب فرم هاي پوياي توليد شده موجود در بانك اطلاعاتي جهت استفاده در سيستم مديريت گردش كار
- اختصاص وظيفه خاص به هر يك از عناصر عملياتي در فرآيند بر اساس سمت و پست سازماني
- اختصاص وظايف موازي با استفاده از امكانات انشعاب(Fork )و تجميع((Join
- اثر متقابل انسان و رايانهاخذ تصميم گيريهاي منطقي قبل از ارجاع كار به هر يك از عناصر عملياتي بر اساس كليه فيلدهاي فرم
- مشخص نمودن فيلدهاي اوليه در يك فرم خاص جهت انتقال سند به جريان فرآيند كاري
- تعيين سطوح دسترسي براي هر يك از عناصر عملياتي بر اساس هر يك از فيلدهاي سند
- بارگذاري فرآيند كاري جديد با نگارش 1.0 در داخل بانك اطلاعاتي
- دريافت و انتقال نگارش هاي موجود فرآيند هاي كاري از بانك اطلاعاتي به ايستگاه كاري جهت اصلاح و بارگذاري مجدد در بانك اطلاعاتي به عنوان يك نگارش جديد
- امكان لغو ادامه گردش كار بر اساس مجوزهاي تعيين شده به ازاي هر يك از عناصر عملياتي
- امكان تعيين مهلت اقدام
- کنترل اتوماتيک نگارش نسخه هاي تغيير کرده هر فرآيند (version control)